会务工作规范

文章作者:  发布时间:2015-11-16  浏览次数:

会务工作规范

会务工作是校长办公室日常工作的重要内容。校长办公室的会务工作范围包括根据校领导授权和本部门职责主办、承办各类会议。

一、会务工作的基本要求

1.明确职责,合理分工。属于办公室职责范围内的事务不推诿,不属于办公室职责范围的事务不包揽。办公室内部,一般根据岗位职责分工安排相应工作。

2.周密安排,动态管理。制定会务方案既要关注会务的整体安排,也要注意细节处理。会务方案确定之后,重视做好动态检查,确保工作落实到位。会务工作结束之后,做好总结。

3.热情服务,节俭办会。应该提供的服务必须做到,能够提供的服务尽量做到。处理好简朴节约和隆重热烈的关系。

4.遵守纪律,加强协调。工作人员要严守工作纪律,对会议内容与材料要严格保密,服饰、仪表、言行要与会务要求相适应。工作过程中要服从指挥,注意整体配合和相互衔接。

二、会务工作的基本要素

会务工作一般需要明确以下内容:会议主(议)题、时间地点、出席人员、会议通知、会议材料、会议接待、会场布置、会务协调、检查督办、工作总结和其他事项。会务工作一般包括会前准备、会中服务和会后工作三个环节。

三、会前准备的主要内容

1.了解掌握会议主(议)题、召开的时间、出席范围和人数,安排会议场所。

2.发布会议通知。通知内容主要包括主(议)题、时间、地点、出席范围和其他需要提醒的事项、联系电话等。通知的方式主要包括列入学校每周工作安排表、校园信息门户发布、电话、电子邮件通知和书面通知等,根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。

通知送达的情况和拟出席情况应及时向办公室负责人报告。

3.邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会,要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要,安排车辆接送事宜。

4.准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前,提交领导审定后付印。

5.落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括:(1)主席台布置。包括主席台座次和席卡、会议材料、话筒、茶水等。(2)会场环境。包括会议签到系统、会标布置、音响设备、灯光空调等,必要时安排就座区域分布。(3)落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其他应急服务。

6.安排会议接待。根据会议需要,做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。

7.发布新闻信息。通知党委宣传部,做好新闻宣传工作安排。如有必要,安排专人做好会议记录,做好重要会议简报的准备工作。

8.协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的,需要召开协调会,落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限;明确责任部门、责任人。协调会前,一般应提出工作分工预案。

9.检查会务准备情况。会务准备工作布置后,要重视动态的检查监督,对没有及时完成规定任务的,要及时采取措施加以弥补。

四、会中服务的主要内容

1.检查会场布置情况。提前检查签到系统、音响设备、主席台的布置情况。

2.检查服务人员就位情况。做好会场内外、嘉宾休息室的引导工作,检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况。

3.及时汇总参会人员报到情况,并向会议负责人报告。

4.检查会议记录人员到位情况。记录要准确、完整;重要内容要记清原话;必要时要做好录音准备工作。

5.检查摄影、摄像等新闻采访人员的到位情况。

6.做好与会人员合影的各项准备工作。

7.做好会议的安全保卫和医疗保障工作。

8.根据需要编印会议简报。

9.编印会议通讯录。

10.做好与会人员返程的相关安排。

五、会后工作的主要内容

1.分发与会人员照片、通讯录。

2.安排相关人员、车辆为与会人员送行。

3.做好会议记录及相关材料的整理归档工作。

4.落实会议形成的决议,明确专人协调落实,必要时予以督查督办。

5.根据工作需要,对与会人员进行必要的问候和工作联系。