江苏师范大学党政系统公文处理办法

文章作者:  发布时间:2014-12-24  浏览次数:227

江苏师范大学党政系统公文处理办法

 

第一章 总则

第一条 为适应学校事业发展需要,促进我校党政系统公文处理工作科学化、规范化、制度化建设,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)、《江苏省党政机关实施〈党政机关公文处理工作条例〉细则(试行)》(苏办发〔201237号)和《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 97042012),结合我校实际,制定本办法。

第二条 学校党政系统的公文,是党委和行政系统实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线方针政策,公布学校规章,布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况的重要工具。

第三条 公文处理工作是包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 按照校园信息化建设要求,所有公文(涉密或不宜公开的除外)原则上均应通过校园信息门户网站“网络办公”系统(OA系统)处理。

第六条 校党委办公室、校长办公室分别主管党委和行政的公文处理工作,并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位主要负责人主管本单位、本部门的公文处理工作,并由专人负责该工作。

第二章 公文种类

第七条 我校党政系统常用公文种类主要有:

(一)决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员等。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

其他如命令(令)、公报、公告、议案等公文类型一般不使用。

第三章 公文格式

第八条 党政系统公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号。一般用63号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”“加急”。电报应当分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

(四)发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。如需同时标注联合发文单位名称,一般应当将主办单位名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文单位名称右侧,以联署发文单位名称为准上下居中排布。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号〔〕括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号中的发文机关代字由学校统一编制

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人应为发文单位主要负责人或经授权的负责人。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(七)标题。一般由发文单位全称或规范化简称、公文事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字,行间距固定值32磅,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,排列时应使用梯形或菱形。标题中除使用顿号、括号、书名号外,一般不加标点符号。转发文件时,如原标题过长,可根据文件内容重新确定标题。

(八)主送机关。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个单位名称后标全角冒号。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字,行间距固定值28磅,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文中的时间、数字、计量单位等应在一行中表述完整,不能回行。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如附件:1××××××);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(十一)发文机关署名。署发文单位全称或者规范化简称。加盖印章的公文,单一单位行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名;联合行文时,一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置。不加盖印章的公文,单一单位行文时,在正文(或附件)下空一行右空二字编排发文机关署名;联合行文时,应当先编排主办单位署名,其余发文单位署名依次向下编排。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。加盖印章的公文,成文日期一般右空四字编排于发文单位署名之下;不加盖印章的公文,在发文单位署名下一行编排成文日期,首字比发文单位署名首字右移二字,如成文日期长于发文单位署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文单位署名右空字数;加盖签发人签名章的公文,在签发人名章下空一行右空四字编排成文日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为0 1)。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、纪要和电报可以不加盖印章。单一单位行文时,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件)一行之内。联合行文时,一般将印章与发文单位署名一一对应,端正、居中加盖其上,最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件)一行之内。印章用红色,不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施加以解决。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。被转发的公文,不属于附件。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印单位和送印日期。一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

(十八)页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm。一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可作适当调整。

第十一条 公文的具体版式按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 97042012),参照有关式样(附件)执行。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要,讲求实效,坚持少而精,注重针对性和可操作性。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十四条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

(二)党政职能部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经学校党政同意或者授权,并在文中注明已经校党委、行政同意。

(三)除涉及干部人事安排、纪检办案或校领导直接交办事项外,不得以二级单位名义向校领导直接报送公文,不得以二级单位负责人名义向学校党政报送公文,更不得多头报送。

(四)向学校党政报送请示,应当一文一事,并附有背景材料、情况说明、联系人和联系电话等。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(五)向学校党政报送请示或报告,内容涉及多个单位的,各单位之间应协商一致,并在OA系统内完成会签;如协商不能取得一致的,拟文单位在提交请示、报告时,应以附件方式说明各方理据,以及本单位意见和建议。

第十五条 向下级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理单位时,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级机关。

(二)学校党委、行政依据职权向党政部门、二级单位行文,必要时可联合行文。

(三)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文。

第十六条 学校内设机构除办公室外不得对外正式行文。

第五章 公文拟制

第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十八条 公文的起草,应由发文单位熟悉该项工作和业务的专人负责。

第十九条 党政部门报请以党委、行政或党办、校办名义发文,应当认真起草代拟稿,并对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。

第二十条 起草公文应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,全面、准确地反映实际情况,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(七)单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(八)起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料,应附在文稿之后供领导签发时参考。

第二十一条 公文文稿签发前,应当由发文单位进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策以及上级有关文件精神;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接。

(三)所提政策措施和办法是否切实可行,决定事项是否符合本单位的职权范围。

(四)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(五)文种是否正确,格式是否规范;密级、印发传达范围是否恰当;人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要发文单位审议的重要公文文稿,审议前由发文单位进行初核。

第二十二条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改并经单位负责人签字后重新报送。

第二十三条 公文应当经主管校领导或本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由学校主要负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第六章 公文办理

第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条 收文办理主要程序是:

(一)签收。由文秘部门和专门人员负责公文签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。发现问题,须及时采取相应的处理措施。

(二)登记。对公文的编号、发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、成文日期、份数以及来文单位等主要信息和办理情况应当详细记载。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本单位办理,主、附件是否完整等。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求、工作需要和领导分工确定阅知范围,并经本单位负责人批准后分送。批办性公文应当根据公文内容和需要回答、批复、反馈结果等提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理;必要时可先沟通相关部门,再提出具体拟办意见;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。涉密公文应严格办理程序,防止失泄密;绝密件的办理,应由专人负责。

(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误,杜绝横传,注意补传和回传。较长的领导批示可做批示清样附原件传阅。

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结,并把办理程度和督办情况记录在案。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办,并及时向批办领导汇报办结情况。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十六条 发文办理主要程序是:

(一)复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,由公文审核部门或办理部门提出修改意见,报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效,纸张、排版、印刷、装订等必须符合公文印制要求。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕,应先核查是否按照原文印制,再对公文的文字、格式和印刷、装订质量进行检查后分发。如发现公文内容、文字等方面的问题,应当及时转入公文办理程序呈报领导审批。

第二十七条 办理公文应使用符合存档要求的书写材料;需要送请领导阅批的传真件,应复印后办理;领导在传真件上的批示,如需存档,应复印后保存。

第二十八条 在单位之间传递标有密级的公文,应由办公室机要人员传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十九条 公文办理完毕后,应按照档案法律法规以及档案管理规定,及时将公文和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。

第七章 公文管理

第三十条 学校党政部门应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第三十一条 学校建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十二条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。公文的密级需要变更或者解除的,也应履行相关程序。

第三十三条 公文的印发、传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序,且同正式印发的公文具有同等效力。

第三十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十五条 公文的撤销和废止,由发文单位、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十六条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十七条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十八条 对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。

第三十九条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十条 新设立的单位应当向党办、校办提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,单位合并或者撤销时,相应进行调整。

第八章 附则

第四十一条 其他群团组织及直属业务单位的公文处理工作,可以参照本办法执行。

第四十二条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第四十三条 本办法自发布之日起施行。原《徐州师范大学党委系统公文处理办法》(委办发〔200511)、《徐州师范大学行政公文处理办法》(徐师大发200391号)、《江苏师范大学校内请示、报告处理办法》(委办发〔20148号)同时停止执行

附件:江苏师范大学党政系统常用公文格式示例.doc